• Les comptes génériques (attribués historiquement et qui permettaient d'être partagés) sont désormais obsolètes.
  Ils sont désormais remplacés par les comptes de fonction décrits dans cette page.

• Suite à la suppression des comptes Google personnels le 1er juillet 2026, l'équipe gadz.org réorganise les comptes Google mis à disposition de la communauté en tenant compte des capacités de l'offre Google Workspace for Non Profit (2000 comptes, 100 To). C'est l'objet de cette page.

Un compte de fonction est un compte Google rattaché à un rôle précis au sein de notre communauté. 

L'inventaire et la cartographie officielle de ces rôles est à ce jour (oct. 2026) en cours de finalisation, mais les comptes de fonction concernent l'ensemble des fonctions occupées au sein des GT, GP, Promos, TBK, UE et Soce.

Un compte de fonction est :

• Nominatif et attribué une personne unique : il ne peut pas être partagé

• Rataché à un mandat pour sa validité (fin de mandat)

Etant donné que la plupart des services Google gadz.org (stockage partagé, envoi de mails via Google Groups, Google Sites ...) sont accessibles avec un compte Google externe non gadz.org, l'accès à ces services ne justifie en général la création d'un compte de fonction.

Les comptes de fonctions sont attribués pour les cas suivants :

• Fonctions régaliennes de la Soce (président, DG, VP ...)

• Fonctionnalités email non couvertes par une adresse générique Google Group : 

  • • Besoins de fonctionalités spécifiques dans `Gmail 

    • Activité mail fréquente

    • Archivage pour passation ...

• Besoin d'organiser régulièrement des visios Google Meet de plus d'une heure

Le responsable à qui le compte de fonction est attribué s'engage :

• A ne pas partager le mot de passe du compte Google de fonction

• A activer la double authentification

• Pour partager des documents : à utiliser un Drive Partagé (demande auprès des zidents gadz.org le cas échéant) et non pas le drive du compte de fonction qui n'est pas prévu pour du partage de document perenne.

• A préciser lors de sa demande la date de fin de mandatet à préparer la passation du compte de fonction en fin de mandat

• A effectuer les demandes de comptes de fonction secondaires si besoin en est

• A contacter les zidents pour tout changement de comptes de fonction (suppression, changement de propriétaire)

1. Partage Gmail uniquement avec des comptes Google gadz.org/soce : 

   1. • Une boite Gmail de fonction (avec une adresse gadz.org/soce.fr) n'est partageable qu'avec des compte Google gadz.org/soce.fr (mode délégation Gmail). Il n'est pas possible de donner délégation d'une boite Gmail gadz.org à un compte Google externe à Google gadz.org.

      • Si besoin de partage de boite Gmail, il faut demander la création de comptes de fonctions supplémentaires (comptes "secondaires").

2. Pas d'envoi de mail en masse

   1. • Si besoin d'envoyer des mails à de nombreux destinataires (>50), il ne faut pas utiliser de boite Gmail de fonction car il y a un risque de blocage du compte pour cause de SPAMming. Dans ce cas, il faut utiliser un Google Group (à demander si besoin).

        1. • Note : Par contre, un compte de fonction peut utiliser un Google Group pour effectuer des envois en masse.
             Exemple : zi.ue@gadz.org peut utiliser le Google Groupe strass.ue@gadz.org pour communiquer à toutes les équipes UE sans risque de SPAMming.

Actuellement, pour toute demande de compte de fonction, contacter les zidents gadz.org ici (créations, renouvellements de mandats ...) en précisant :

• Nom de la fonction et organisation

• ainsi que le nom, prenom, promo et date de fin de mandat du gadz en charge de la fonction