Sur cette page :

• Conseil avant de commencer

• Prérequis

• Migrations 

  • • Gmail perso gadz.org

    • Google Contacts gadz.org

    • Google Agenda perso gadz.org

    • Google Drive perso gadz.org

    • Google Photos perso gadz.org

    • Autres services Google utilisés avec ton compte Google gadz.org.

Conseil de pro d'un zident qui a oeuvré pendant plus de 5 ans dans les services de migration de données d'un grand groupe informatique : 

Il faut faire du ménage avant la migration et transformer la contrainte en opportunité d'alléger sa vie numérique !

La sobriété numérique ? C'est d'actualité  !

1. Les instructions ci-dessous ne peuvent pas être effectuèes à partir d'un téléphone portable ou d'une tablette. Il faut utiliser un ordinateur type Mac ou PC.

2. Toutes les instructions ci-dessous partent du principe que tu vas migrer ton compte Google gadz.org vers un compte Google externe. Migrervers un autre compte Google externe est la solution recommandée. 

3. Les scénarios de migration vers d'autres services (M365, Proton ou autre) ne sont pas documentés ici.

Concernant Gmail : 

Si tu souhaites migrer tes mails de Gmail gadz.org vers un autre hébergeur de Google, la méthode recommandée est d'utiliser Google Takout pour récuperer le contenu de ta boite Gmail gadz.org pour ensuite la recharger chez l'hébergeur de ton choix. Attention cependant, le format d'exportation que va te fournir Gooogle Takout pour les mails n'est pas importable directement. L'équipe gadz.org n'a pas testé ni évalué les possibilités d'importations.

II n'y a pas d'outil "idéal" et simple d'utilisation pour migrer le contenu de Gmail. Voici quelques options.

Avantages : migration assez facile
Inconvénients : ne conserve pas les libellés/dossiers.

Par contre, si tu souhaites migrer tes mail vers un compte Google gmail.com, voici les étapes :

1. Active le téléchargement POP dans les paramètres de ta boite Gmail gadz.org, onglet "Transfert et Pop/IMAP". Active l'option "Activer le protocole POP pour tous les messages (même ceux qui ont déjà été téléchargés)"

2. Active la validation en deux étapes sur ton compte Google gadz.org (https://accounts.google.com/accountchooser?continue=https://myaccount.google.com). Cette étape est indispensable pour l'étape suivante.

3. Crée un mot de passe d'application en allant sur ton compte Google gadz.org, section sécurité, il faut retourner dans la section "Validation en deux étape". 

4. Importe le courrier et les contacts dans les paramètres de ta boite mail de ton compte Google gmail.com, onglet "Comptes et importation"

   1. Mot de passe : utilise le mot de passe d'application créé à l'étape précédente (attention, il est à usage unique). En cas de problème sur cette procédure, recommence en supprimant le mot de passe d'application et en le créant de nouveau

   2. Nom d'utilisateur POP : met ton adresse gadz.org. 

   3. Serveur POP : pop.gmail.com et modifie le port pour mettre la valeur 995. La case SSL doit être cochée.

5. A l'étape suivante (Etape2: Options d'importation), ne pas cocher la case "Conserver les données" sinon l'importation ne fonctionnera pas.

Si tout s'est bien déroulé, tes mails seront importés après un certain délai dépendant du nombre de messages. Tu peux alors supprimer les mails de ta boite Gmail gadz.org et supprimer la corbeille de Gmail pour libérer le stockage sans avoir à attendre 30 jours.

Note : tous les messages transférés apparaissent dans la boite de réception de la nouvelle boite Gmail. Il est possible de les archiver en une seule fois :

1. Sélectionner tous les messages de la boite de réception en cliquant sur l'icone de sélection à gauche dans le bandeau des outils

2. Sélectionner tous les autres messages via le lien indiquant "les XX conversations de cette page sont sélectionnées, Selectionner les XXX conversations [...]

3. Archiver tous les messages (cela peut prendre plusieurs minutes pour que cela soit effectif et que les messages disparaissent de la boite de reception. Les messages sont alors tous visibles sous le libellé "Tous les messages".

➜ Une fois ta migration terminée, pense à supprimer tous tes mails. Voici la méthode pour le faire en une seule fois.

Avantages : migration "assez facile", conserver les dossier si le client est connecté en mode IMAP.
Inconvénients : Necessite un logiciel type Outlook (licence) ou Thunderbird. Migration imcomplète si on ne synchronise pas tous les dossiers. Peut s'avérer peu fiable si le volume de mails est important. 

Solution Alternative  non recommandée : utiliser le client Outlook, connecter les deux boites mails et faire un glisser des dossiers de Gmail gadz.org vers l'autre boite mail. 

• Cette solution peut s'avérer peu fiable si le volume de message est important

• Le transfert peut prendre un certain temps en fonction de la rapidité de ta connexion Internet car les mails doivent d'abord être téléchargés en local avant de remonter vers la boite de destination).
  Cette solution alternative doit également fonctionner avec le client Thunderbird qui est gratuit. Non testé.

Gmail : Info technique - adresses et ports pour accèder à gmail en pop/imap/smtp

• POP3 : Serveur pop.gmail.com, Port : 995, Protocol SSL/TLS, Authentification requise : oui (prenom.nom@gadz.org)

• IMAP : Serveur imap.gmail.com, Port : 997, Protocol SSL/TLS, Authentification requise : oui (prenom.nom@gadz.org)

• SMTP : Serveur smtp.gmail.com, Port : 587, Protocole SSL/TLS, Authentification requise : oui (prenom.nom@gadz.org)

Pense à activer POP3 et/ou IMAP dans tes paramètres de Gmail.

➜ Une fois ta migration terminée, pense à supprimer tous tes mails. Voici la méthode pour le faire en une seule fois.

Avantages : migration assez complète
Inconvénients : un peu geek
Crédits : Leica 155 Li 210

Note : L'équipe gadz.org n'a pas eu le tap's de tester cet outil.

➜ Une fois ta migration terminée, pense à supprimer tous tes mails. Voici la méthode pour le faire en une seule fois.

Étape 1 : Exporter les contacts du compte google gadz.org

1. Connectez-vous à Google Contacts avec votre ancien compte.

2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Exporter.

   • Note : Si vous ne voulez transférer que certains contacts, sélectionnez-les d'abord en cochant les cases à côté de leurs noms.

3. Sous "Exporter les contacts", choisissez les contacts souhaités (tous ou une sélection).

4. Dans la section "Exporter au format", sélectionnez Google CSV.

5. Cliquez sur Exporter. Le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur (généralement nommé contacts.csv).

Étape 2 : Importer les contacts vers le nouveau compte Google

1. Déconnectez-vous ou changez de compte pour vous connecter à votre nouveau compte Google.

2. Retournez sur Google Contacts.

3. Dans le menu de gauche, cliquez sur Importer.

4. Cliquez sur Sélectionner un fichier et choisissez le fichier contacts.csv que vous venez de télécharger.

5. Cliquez sur Importer.

Points d'attention importants

• Doublons : Google Contacts propose souvent de "Fusionner les doublons" après une importation. Je vous conseille de cliquer sur cette option dans la barre latérale pour garder votre répertoire propre.

• Synchronisation mobile : Une fois l'importation terminée, assurez-vous que votre téléphone est bien connecté au nouveau compte et que la synchronisation des contacts est activée dans les paramètres de l'appareil.

• Nettoyage : Cette méthode crée une copie. Les contacts resteront sur l'ancien compte tant que vous ne les aurez pas supprimés manuellement.

Astuce : Si vous utilisez des "Libellés" (groupes) pour organiser vos contacts, sachez qu'ils sont généralement conservés lors de l'exportation au format Google CSV !

Étape 1 : Exporter l'agenda depuis LE COMPTE GOOGLE GADZ.ORG

D'abord, vous devez récupérer les données de votre compte actuel sous forme de fichier.

1. Connectez-vous à Google Calendar avec votre ancien compte.

2. Cliquez sur l'icône Paramètres (la roue dentée) en haut à droite, puis sur Paramètres.

3. Dans le menu à gauche, cliquez sur Importer et exporter.

4. Dans la section Exporter, cliquez sur le bouton Exporter.

5. Un fichier .zip va se télécharger sur votre ordinateur. Dézippez-le pour obtenir le(s) fichier(s) au format .ics (un fichier par agenda).

Étape 2 : Importer l'agenda vers le nouveau compte

Maintenant, injectons ces données dans votre nouvelle adresse.

1. Déconnectez-vous ou ouvrez une session avec votre nouveau compte Google.

2. Allez de nouveau dans les Paramètres > Importer et exporter.

3. Cette fois, restez sur l'onglet Importer.

4. Cliquez sur Sélectionner un fichier sur votre ordinateur et choisissez le fichier .ics que vous venez d'extraire.

5. Vérifiez bien dans le menu déroulant "Ajouter à l'agenda" que vous avez sélectionné l'agenda de destination souhaité.

6. Cliquez sur Importer.

Points d'attention importants

• Les rappels et tâches : Malheureusement, l'exportation ne prend pas en compte les "Rappels" ou les listes "Google Tasks". Il faudra les recréer manuellement ou utiliser Google Takeout pour les tâches.

• Les agendas partagés : Si d'autres personnes partageaient cet agenda avec vous, elles devront vous redonner l'accès sur votre nouvelle adresse mail.

• Synchronisation : Une fois l'import terminé, les deux agendas sont totalement indépendants. Si vous ajoutez un événement sur l'ancien, il n'apparaîtra pas sur le nouveau.

Concernant Google Drive : 

Google empêche d'autoriser le transfert de propriété de fichiers Google Drive "en dehors de l'organisation gadz.org" :

Voici leur explication, extraite de https://support.google.com/a/answer/1247799?hl=en :

You can't transfer ownership to or from an external user, such as a personal Google Account or a user in another organization. This limitation is to protect user and company data from unauthorized transfer and access.

Dans ce cas, il faut donc copier les données (en local sur ton ordi avec Google Takout) avant de les transférer sur ton nouveau compte, puis supprimer les données d'origines. Malheureusement, les historiques et les droits de partages éventuels sur ces fichiers seront supprimés lors de l'opération de copie (*).

Attention : pour les fichiers Google Sites publiés en gadz.org : il est conseillé de les déplacer sur une drive partagé de promo pour pouvoir garder la publication en gadz.org. Contacte les zidents avant de faire la manip car tous les drives partagés de promo ne sont pas encore compatibles.

Un outil de migration des données Google Drive est en cours de mise en place. Il remplacera les instructions ci-dessus très prochainement (mise à dispo prévue 15 février). Si tu as des données sur ton drive perso gadz.org, il est conseillé de patienter un peu.

Migration de Google Photos :

• • • Option 1 : (Validée par quelques gadz pour un volume de 30 Go de photos) : mets  en place un partner sharing avec le second compte, en cochant la mention "save to account", qui va dupliquer les photos partagées avec le second compte. Voir cette page de documentation Google pour plus de détail. Normalement, tu vas pouvoir garder tes albums.

    • Option 2 : télécharge tes photos via Google Takout et remonte les dans le système de ton choix. Inconvénient : on pert les albums créés sur Google Photos

Note : Après migration, il peut être difficile de supprimer un grand nombre de photos après les avoir récupérées. Voici deux méthodes :

• • • • • Via Google Photo sur ton navigateur et en utilisant l'astuce décrite dans cette page

        • Pour les geeks, voici une autre méthode (non testée)

Solution 1 : Suppression via un appareil mobile

Si tu as configuré un appareil mobile pour synchroniser les photos de ton compte Google gadz.org, tu peux utiliser ton appareil mobile pour sauvegarder tes photos puis les supprimer de l'application. La synchronisation les supprimera de ton compte.

Solution 2 : Suppression via l'interface web http://photos.google.com

Google n'a pas encore mis à disposition d'outil permettant de sélectionner toutes les photos d'un espace Google photo pour les supprimer. La seule méthode identifiée et préconisée par Google est la suivante :

• Se connecter sur Google Photos : https://photos.google.com

• Sélectionner la première photo

• Appuyer sur la touche Maj (shift) et faire défiler l'écran vers le bas avec la molette de la souris (ne pas utiliser la clavier pour faire défiler)

• Toujours en maintenant la touche Maj, sélectionner la dernière photo. Normalement, toutes les photos entre la première et la dernière sont alors sélectionnées

• Supprimer les photos sélectionnées avec le bouton supprimer en haut à droite

• Vider la corbeille de Google Photos.

Ton espace de stockage photo n'est pas nul après suppression de toutes tes photos et vidage de ta corbeille ? Il se peut que ce stockage photos résiduel soit dû à des vidéos "imcompatibles" avec Google Photos. Tu peux vérifier ici : https://photos.google.com/unsupportedvideos (ou alors  : Photos -> Paramètres -> Vidéos incompatibles. Note : tuyss en cours de confirmation en date du 29/09/2024.

Astuce pour supprimer un grand nombre de photos : il peut s'avérer difficile et fastidieux de sélectionner les photos. Voici la meilleure astuce que ton admin préféré a pu trouver :

• Sur un PC/Mac, mets ton navigateur en plein écran et connecte-toi sur Google Photos

• Réduis le zoom de ton navigateur pour pouvoir sélectionner plus de photos par page. Note : repère bien le bouton supprimer qui va devenir tout petit à cause du zoom réduit, mais tu vas pouvoir cliquer dessus.

• Sélectionne tes photos en utilisant la touche Maj (shift) comme indiqué plus haut. 

• Et enfin, clique sur le bouton "Supprimer". Test validé : le zident a pu supprimer 20,000 photos en quelques minutes. A toi de jouer !

• Pour terminer, remets le zoom en mode normal.

Les explications de la migration de certains services Google utilisés avec ton compte Google gadz.org est en cours de documentation. 

Tous les scénarios sont difficilement documentables mais nous te conseillons d'utiliser le service gemini.google.com pour trouver réponses à tes questions sur les sujets qui te concerne.  Tu peux utiliser gemini avec ton compte Google gadz.org.

➜ Le type de question à poser sur Gemini sera du type "Comment migrer le service xxx d'un compte Google Workspace non profits vers un compte Google personnel grand public ?"