Pack outils GT / GP

Note importante : les services décrits dans cette page sont actuellement en prototypage. Ces services sont mis à disposition de la communauté pour un nombre limité de GT / GP en attendant que le service soit disponible de manière générale. Pour bénéficier de ces services et participer au développement de ces services, contacter les zidents via la page contact de ce site.

Gadz.org met à disposition des GT et des GP un ensemble d'outils disponibles via l'environnement Google gadz.org (environnement Google Workspace en for Nonprofits).

Cette page décrit les outils/services utilisés en regard des besoins typiques identifiés pour un GT ou un GP

Outil préconisé : Drive partagé (également appelé Team Drive / Drive d'équipe)

Les Drive partagés permettent de stocker des fichiers indépendement des comptes personnels des membres du bureau :

• Les problématiques de passation sont facilitées : les données appartiennent au drive partagé et non pas aux créateurs des fichiers

• Tous les membres du drive partagé peuvent accèder à tous les documents. Les droits d'accès peuvent être gérés individuellement

• Il est possible de partager des documents ou des dossiers spécifiques en dehors des membres du drive partagés

Note importante : L'utilisation d'un drive de compte personnel pour partager des données est fortement déconseillée car cela pose des problèmes de fiabilité à moyen terme. A ce titre, il est recommendé de n'utiliser le partage à partir d'un drive personnel que pour des partages limités dans le temps et pour un nombre limité de personnes.

Voir la page drive partagés pour plus de détails

Outil préconisé : Adresse générique de bureau

Une adresse générique de bureau est une adresse mail du type bureau.gt32@gadz.org. Cette adresse redirige les mails reçus vers l'ensemble des membres du bureau et permet une communication entre tous les membres du bureau. 

De plus, cette adresse générique peut être utilisée pour définir les droits d'accès à d'autres ressources comme un drive partagé ou un google site. On évite alors une double ou triple administration des membres ayant accès aux ressources considérées

Voir la page des adresses génériques.

Outil préconisé : adresse générique de contact pour GT ou GP 

Pour permettre aux membres du groupe de contacter une personne donnée (ou un petit groupe de personne) au sein du bureau, on peut mettre en place une adresse du type zident.gt32@gadz.org qui redirige les mails reçu vers le zident en cours de mandat. 

Voir la page des adresses génériques.

Outil préconisé : Google Agenda créé dans un compte perso

Il n'y a pas de notion d'Agenda partagé de groupe en tant que tel qui puisse être comparé aux drive partagés. Par contre, le partage d'une agenda à partir d'un compte personnel est possible et ce partage permet une délégation complète de l'agenda avec les autres membres. Donc même si la personne qui a créé l'agenda quitte le groupe, la gestion de l'agenda peut être effectuée par les remplaçants.

La page de description des agendas partagés est en cours de construction.

Outil préconisé : Google Sites

La solution Google Sites est parfaite pour la création rapide et efficace d'un site de groupe. Les fonctionalités proposées par Google Sites conviennent largement pour un GT ou un GP avec une gestion du contenu est très aisée. Ces sites permettent par exemple de publier :

• des nouvelles et des annonces,

• des pages manips pour informer les membres du groupe et leur permettre de s'inscrire

• l'agenda du groupe ...

La page de description des Google Sites est en cours de construction.

Outils préconisé : Adresse générique de bureau ou de contact

Les adresses type bureau.gt32@gadz.org ou zident.gt32@gadz.org peuvent être utilisées pour envoyer des messages avec un expéditeur générique. En cas de besoin, il est possible de créer un alias associé à ces adresses pour communiquer avec l'extérieur de manière "officielle".

Voir la page des adresses génériques.