Pour des raisons de sécurité et de fonctionalités, les comptes génériques mis à disposition sur gadz.org historiquement sont désormais obsolètes et sont avantageusement remplacé par les adresses génériques décrites ci-dessous. 

Note : pour la comparaison entre les comptes génériques et les adresses génériques, voir cette page

Les adresses génériques gadz.org sont utilisées par les groupes, les équipes ou pour les fonctions de la communauté gadz.

Exemples d'utilisateurs concernés :

• Zident, trésorier, responsable com'

• Equipes projets et admin (GG, Forum, Soce ...), boquettes au Tabagn's

• Bureaux ( GT , GP )

• DDP (nouveau, en cours de déploiement)

• Promos (voir la page Adresses de prom's), Fam's

Pour la fonction de mail, l'utilisation d'une adresse générique peut-être :

• A usage interne : l'adresse générique est utilisée par les membres abonnés à une adresse générique pour communiquer exclusivement entre eux.

• A usage externe : l'adresse générique est utilisée 

  • • Pour recevoir des mails depuis n'importe quelle adresse externe 

    • Envoyer des mails depuis cette adresse vers n'importe quelle adresse externe.

La combinaison usage interne et externe est possible également, en fonction des besoins. 

Autres fonctions (optionnel) :

En complément de l'adresse générique, les utilisateurs peuvent bénéficier :

• D'un drive partagé permettant de stocker des documents.

• D'un agenda partagé permettant de gérer/publier des agendas de groupe ou de fonction.

Le format des adresses génériques est en général xxx.yyy@gadz.org ou xxx.yy@soce.fr. Voir la section Convention de nommage et alias ci-dessous pour plus de détails.

• A la création de l'adresse générique, l'accès en tant que "propriétaire / administrateur" est donné au demandeur.

• Cet administrateur sera en charge d'attribuer les droits d'accès aux differents membres devant avoir accès à l'adresse générique. A ce titre, l'administrateur de l'adresse est responsable du processus de transmission (" passas' ") en cas de changements de responsabilité de l'adresse générique

• Pour toute demande de création ou d'aide sur les adresses génériques, contacter les zidents.

Technologie Google Groups : 

Les adresses mails génériques sont configurées sur le service Google Groups de Google Workspace. 

• • • La flexibilité des Google Groups permet de couvrir la plupart des scénarios d'utilisation : usage interne, exterce ou mixte, comme décrit ci-dessus).

    • Les notions de membre/administrateur des l'adresse générique correspondent donc aux notions de membres et d'administrateurs des Google Groups. Voir le lien en bas de page pour les détails de fonctionnement des Google Groups.

    • L'utilisation de l'adresse générique peut s'effectuer de deux manières :

      • • Via dans le mode en ligne de Google Groups.

        • Ou via ta boite mail Google gadz.org pour recevoir et/ou envoyer des message. Voir dans cette page ci-dessous pour la configuration.

Dans cette page, les appellations "adresse mail générique", "Groupe "ou "Google Groupe" sont équivalente.

• Tout mail reçu à l'adresse générique est distribué à l'ensemble des membres abonnés à l'adresse générique. C'est le mode de fonctionnement par défaut, mais il est possible de le modifier :

  • • Les membres abonnés à l'adresse générique peuvent choisir les modes de reception des messages :

      • • Reception immédiate des mails

        • Résumé journalier

        • Pas de reception mail. Dans ce cas, l'acces aux mails reçus peut s'effectuer en mode "en ligne" via un navigateur (accès : http://groups.google.com)

• En complément de l'envoi de mail à l'ensemble des membres, les membres abonnés au groupe (adresse mail générique) peuvent communiquer avec des personnes "externes" au groupe en envoyer des mails en utilisant l'adresse générique comme adresse d'expédition :

  • • Depuis le mode en ligne en créant une nouvelle conversation et en mettant les destinataires externes dans le champ "cc"

    • Depuis leurs boites mails personnels, en utilisant le mode "envoyer en tant que". Voir comment activer cette fonctionnalité ci-dessous.

• L'administration de l'adresse générique s'effectue de manière autonome  par les administrateurs du Google Groupe (droits octroyés lors de la création de l'adresse générique)

• Un administrateur de l'adresse générique peut désigner d'autres administrateurs (co-zidence ou passation), administrer les membres abonnés à l'adresse générique, les droits d'accès et les paramètres de fonctionnement de l'adresse générique

• Les administrateurs de l'adresse générique peuvent demander la création d'une ou plusieurs adresses secondaires (alias) associées à l'adresse générique. Ceci permet de centraliser les mails d'une même activité en utilisant des adresses mails différentes.
  Exemple :

  • • Adresse principale : projet.du.siecle.cl@gadz.org

    • Adresses secondaires : zident.projet.du.siecle.cl@gadz.org, tresorier.projet.du.siecle.cl@gadz.org 

• L'adresse générique peut-être également utilisée en mode "boite mail collaborative". Ce mode permet d'attribuer des messages aux membres du Google Group et d'effectuer le suivi du traitement des messages. L'utilisation du mode boite mail collaborative est laissé au choix des administrateurs de l'adresse générique. Il n'y a pas de spécificité gadz pour cette utilisation. Voir la documentation Google pour plus de détails.

Accès au mode en ligne : groups.google.com (se connecter en gadz.org ou en soce.fr)

• Le mode en ligne n'est pas activé par défaut. Pour l'activer, il faut se connecter en tant qu'administrateur sur le Google Groue et activer l'option "Historique de la conversation" dans les paramètres du groupe. 

• Le mode en ligne permet d'accèder à l'historique des mails envoyés à l'adresse générique sans avoir besoin de recevoir les mails dans sa boite personnelle. Il permet également de gérer les modes de distribution des messages envoyés à l'adresse générique.

• Pour les administrateurs de l'adresse générique, le mode en ligne permet d'administrer les membres et les fonctionnalités de l'adresse (abonnements, droits de publication ...)

• Le mode en ligne permet d'envoyer des mails à l'adresse générique pour distribution à tous les membres. L'envoi peut s'effectuer en tant que personne identifiée ou en tant que "adresse mail générique"

• Le mode en ligne permet également d'envoyer des messages à des personnes externes (en mode copie - "cc:"). C'est la méthode la plus simple pour communiquer à l'extérieur en exposant l'adresse générique en tant qu'expéditeur. Voir ci-dessous pour envoyer des mails à l'extérieur en mode normal ("a:") ou en mode copie cachée ("cci").

• Le mode "envoyer en tant que" permet d'envoyer des mails depuis un boite Gmail personnelle (Gadz.org - recommandé- ou gmail.com) en utilisant l'adresse générique comme adresse d'expédition.

• Le mode "envoyer en tant que" est plutôt réservé pour les besoins fréquents de communication avec des correspondants externes. Pour des envois occationnels, il est plus simple d'utiliser le mode en ligne (voir ci-dessus).

• Configuration du mode "envoyer en tant que" :

  • • Se connecter dans sa boite Gmail personnelle en mode navigateur (http://gmail.com)

    • Aller dans les paramètres de sa boite mail (Paramètres > Voir tous les paramètres > Onglet "Comptes et importation" > Section "Envoyer des e-mails en tant que :" et cliquer sur "Ajouter une autre adresse e-mail".

    • Suivre les instructions et valider l'email de confirmation.

    • Actualiser la page Gmail du navigateur : lors de l'envoi d'un nouveau mail, il est alors possible de choisir l'adresse générique comme adresse "De:"

    • Voir cette documentation Google pour les instructions détaillées.

• Note importantes : 

  • • Cette configuration nécessite l'envoi d'un mail de confirmation qui sera envoyé à l'adresse générique et qui sera donc envoyé à tous les membres. Il faut donc prévenir les membres abonnés à l'adresse générique qu'un mail de confirmation va être envoyé sur l'adresse générique et qu'ils ne sont pas supposés y répondre.

    • Le Groupe Google associé à l'adresse générique est peut-être configuré pour ne pas autoriser à recevoir des mails envoyés par des personnes n'appartemant pas au groupe. Dans ce cas, se référer à la note technique ci-dessous.

Note technique 

Si le Groupe Google associé à l'adresse générique est configuré pour ne pas autoriser la réception des mails externes au groupe, il est necessaire de désactiver cette limitation si tu souhaites activer le mode "envoyer en tant que" sur une boite gmail.com.

Pour autoriser momentanément les mails externes au groupe à pouvoir envoyer des mails à l'adresse générique, il faut : 

• • • Aller sur groups.google.com (se connecter avec l'adresse gadz.org d'un administrateur du Groupe Google correspondant à l'adresse générique)

    • Ouvrir le Groupe Google

    • Aller dans Paramètres du groupe > Général  et rechercher la ligne "Qui peut publier" et activer "Tous les internautes" (voir copie d'écran ci-dessous).

    • Enregistrer les modifications.

    • Une fois la validation reçue par les membres du groupe, cette autorisation "Qui peut publier" peut-être reconfigurée à sa valeur initiale.

Convention de nommage des adresses génériques

Voir la page des conventions de nommage. 

Alias

• En cas de besoin de communiquer l'adresse générique à l'extérieur de la communauté, il est possible de demander un ou plusieurs alias qui permette(nt) d'exposer d'autres adresses mails, par exemple pour un communiquer avec un nom de domaine différent de gadz.org.

• A noter que par défaut, une adresse générique en gadz.org (xxx@gadz.org) possède automatiquement des alias en xxx@m4am.net, et xxx@m4.am pour une visibilité plus neutre)

  • • Note : m4am signifie Mail for AM.

• L'alias permet de router les mail sur le groupe Google associé à l'adresse générique principale

• Ces alias peuvent être configurés sur demande sur des domaines différents de gadz.org (exemple arts-et-metiers.fr, @grand-gala.org, @skiozarts.fr)

• Pour les adresses génériques ayant un caractère régional, l'administrateur pourra imposer une identification locale à des fins d'équité vis à vis des autres régions (tabagn's, GT ...). La validation des alias d'effectue au cas par cas.

• Exemples d'alias :

  • • adresse principale : grandesuai@gadz.org, alias : zident.grandesuai@gadz.org, tresorier.grandesuai@gadz.org ...

• Limitation des alias :

  • • Etant donné que les alias routent les mails vers la même destination que l'adresse principale, il faut que le flux de message soit compatible avec les besoins de l'équipe qui utilise l'adresse générique. Les alias pour les petites équipes permettent de mutualiser le même groupe et de partager l'information au sein de tous les membres du groupes. 

    • Si des activités nécessitent une séparation du traitement des mails reçus, il est préférable de demander une adresse générique supplémentaire.

Voici la configuration par défaut d'une adresse générique / Groupe Google fourni par gadz.org.

L'administrateur de l'adresse générique / Groupe Google a tout loisir de modifier cette configuration, à l'exception de l'activation / désactivation du paramètre "Autoriser les membres extérieurs à l'organisation". Pour modifier ce paramètre (qui est actif par défaut), contacter les zidents).

Pour tout demande (création, modification, suppression, support) concernant une adresse générique, utiliser la page contact.

Questions, remarques et suggestions : nous écrire via la page contact