Les adresses génériques gadz.org sont mises à disposition de la communauté en général pour les groupes ou des équipes, mais elles peuvent être également utilisées individuellement pour des fonctions spécifiques. Dans ce cas l'adresse n'est pas liée à un ou plusieurs membres car ceux ci peuvent évoluer dans le temps. Elles nécessitent de suivre un processus de transmission en cas d'évolution des utilisateurs. 

Exemples d'utilisateurs concernés

• Individuels ( Zident, trésorier, Responsable ) liés à une élection

• Groupes :

  • Equipes projets (GG, Forum ...)

  • Boquettes de Tabagn's

  • Fam's

  • Bureaux ( GT , GP )

  • DDP (nouveau, en cours de déploiement)

  • Fonctions admin de la Soce

  • Promos (voir la page Adresses de prom's)

  • ...

 L'utilisation d'une adresse générique peut-être :

• pour un usage interne : l'adresse générique est utilisée par les administrateurs ou les membres abonnés à cette adresse pour communiquer exclusivement entre eux.

• pour un usage externe : l'adresse générique peut recevoir des mails de n'importe qui mais seuls les membres de l'adresse générique recoivent ces mails dans leur boite personnelle. Ils peuvent envoyer des mails sur l'extérieur au nom de cette boite mail générique. 

Le format des adresses génériques est en général xxx@gadz.org ou xxx@soce.fr. Voir la section "Convention de nommage et alias" ci-dessous pour plus de détails.

• Google Groups : Les adresses mails génériques dont il est question dans cette page sont configurées sur le service Google Groups de Google Workspace. Les notions de membre de l'adresse générique ou administrateur de l'adresse génériques correspondent donc aux notions de membres et d'administrateurs des Google Groups. Voir le lien en bas de page pour les détails de fonctionnement des Google Groups.

• Obsolescence des comptes génériques : Pour des raisons de sécurité et d'administration, la création de comptes génériques (anciennement "comptes de boul's") n'est plus autorisée depuis 2021.

  • • En effet, l'accès partagé à un compte Google n'est pas adapté à une utilisation en mode collaboratif. En particulier, le partage d'un mot de passe entre plusieurs personnes n'est plus une pratique acceptable depuis plusieurs années.

    • Les comptes de boul's ayant été mis en place dans le passé sont voués à disparaitre à terme.

    • La solution alternative "Google Groupe + Drive Partagé + Agenda partagé" remplace avantageusement les comptes de boul's grâce à des fonctionnalités supplementaires qui fournissent une autonomie complète des gestions des droits d'accès à ces ressources (très utile lors des passations de zidence) et un meilleur support administratif par l'équipe support de gadz.org.

• Tout mail envoyé à l'adresse générique est distribué à l'ensemble des membres abonnés à l'adresse générique

• Les membres abonnés à l'adresse générique peuvent choisir les modes de reception des messages :

  • • Reception immédiate des mails

    • Résumé journalier

    • Pas de reception mail. Dans ce cas, l'acces aux mails reçus peut s'effectuer en mode "en ligne" via un navigateur (accès : http://groups.google.com)

• Les membres abonnés à l'adresse générique peuvent envoyer des mails en utilisant l'adresse générique comme adresse d'expédition pour communiquer à des personnes externes :

  • • Depuis le mode en ligne en créant une nouvelle conversation et en mettant les destinataires externes dans le champ "cc"

    • Depuis leurs boites mails personnels, en utilisant le mode "envoyer en tant que". Voir comment activer cette fonctionnalité ci-dessous.

• L'administration de l'adresse générique s'effectue de manière autonome grâce aux droits d'administration de l'adresse octroyés aux administrateurs de l'adresse générique.

• L'administrateur de l'adresse peut désigner d'autres administrateurs (co-zidence ou passation), administrer les membres abonnés à l'adresse générique, les droits d'accès et les paramètres de l'adresse générique

• L'administrateur de l'adresse générique peut demander la création d'une ou plusieurs adresses secondaires (alias) associées à l'adresse générique. Ceci permet de centraliser les mails d'une même activité en utilisant des adresses mails différentes.
  Exemple :

  • • Adresse principale : projet.du.siecle.cl@gadz.org

    • Adresses secondaires : zident.projet.du.siecle.cl@gadz.org, tresorier.projet.du.siecle.cl@gadz.org 

• L'adresse générique peut-être également utilisée en mode "boite mail collaborative". Documentation en cours de développement. Se référer aux docs Google en attendant.

Accès au mode en ligne : groups.google.com (se connecter en gadz.org ou en soce.fr)

• Le mode en ligne n'est pas activé par défaut. Pour l'activer, il faut se connecter en tant qu'administrateur sur le Google Group et activer l'option "Historique de la conversation" dans les paramètres du groupe. 

• Le mode en ligne permet d'accèder à l'historique des mails envoyés à l'adresse générique sans avoir besoin de recevoir les mails dans sa boite personnelle. Il permet également de gérer les modes de réception des messages envoyés à l'adresse générique.

• Pour les administrateurs de l'adresse générique, le mode en ligne permet d'administrer les membres et les fonctionnalités de l'adresse (abonnements, droits de publication ...) membres du groupe en mode web via un navigateur : http://groups.google.com

• Le mode en ligne permet d'envoyer des mails à l'adresse générique pour distribution à tous les membres. L'envoi peut s'effectuer en tant que personne identifiée ou en tant que "adresse mail générique"

• Le mode en ligne permet d'envoyer des messages à des personnes externes (en mode copie - "cc:"). C'est la méthode simple pour communiquer à l'extérieur en exposant l'adresse générique en tant qu'expéditeur. Voir les fonctionnalités complémentaires pour envoyer des mails à l'extérieur en mode normal ("a:") ou en mode copie cachée ("cci").

• Le mode "envoyer en tant que" permet d'envoyer des mails depuis ta boite Gmail gadz.org personnelle en utilisant l'adresse générique comme adresse d'expédition.

• Ce mode est plutôt réservé pour les besoins fréquents de communication avec des correspondants externes. Pour des envois occationnels, il est plus simple d'utiliser le mode en ligne (voir ci-dessus).

• Configuration du mode "envoyer en tant que" :

  • • Se connecter dans sa boite Gmail personnelle en mode navigateur (http://gmail.com)

    • Aller dans les paramètres de sa boite mail (Paramètres > Voir tous les paramètres > Onglet "Comptes et importation" > Section "Envoyer des e-mails en tant que :" et cliquer sur "Ajouter une autre adresse e-mail".

    • Suivre les instructions et valider l'email de confirmation.

    • Actualiser la page Gmail du navigateur : lors de l'envoi d'un nouveau mail, il est alors possible de choisir l'adresse générique comme adresse "De:"

    • Voir cette documentation Google pour les instructions détaillées.

• Note importante : Cette configuration nécessite l'envoi d'un mail de confirmation qui sera envoyé à l'adresse générique et qui sera donc envoyé à tous les membres. Il faut donc prévenir les membres abonnés à l'adresse générique qu'un mail de confirmation va être envoyé sur l'adresse générique et qu'ils ne sont pas supposés y répondre.

  • • Conséquence non moins importante : le Groupe Google associé à l'adresse générique est peut-être configuré pour ne pas autoriser les mails externes à gadz.org. Dans ce cas, se référer à la note technique ci-dessous.

Note technique 

Si le Groupe Google associé à l'adresse générique est configuré pour ne pas autoriser les mails externes à gadz.org, il est necessaire de désactiver cette limitation car les mails de confirmation sont envoyés par un système utilisant une adresse qui n'est pas en @gadz.org (elle est en @google.com).

Pour autoriser momentanément les mails externes à pouvoir envoyer des mails à l'adresse générique, il faut : 

• • • Aller sur groups.google.com (se connecter avec l'adresse gadz.org d'un administrateur du Groupe Google correspondant à l'adresse générique)

    • Ouvrir le Groupe Google

    • Aller dans Paramètres du groupe > Général  et rechercher la ligne "Qui peut publier" et activer "Tous les internautes" (voir copie d'écran ci-dessous).

    • Enregistrer les modifications.

    • Une fois la validation reçue par les membres du groupe, cette autorisation "Qui peut publier" peut-être remise à sa valeur initiale.

Documentation en cours de développement. Se référer aux docs Google en attendant.

• Le mode de fonctionnement "Google Groups" pour les adresses génériques apporte de nombreux avantages par rapport à l'utilisation d'un compte Google classique necessitant un identifiant et un mot de passe :

  • • Meilleur sécurité

    • Gestion facilitée de l'administration des administrateurs de l'adresse générique

    • Pas de licence utilisateur requise (notre abonnement Google Workspace non profit possède un nombre limité de licences utilisateur)

    • Pas d'administration / partage de mot de passe pour accèder à l'adresse générique. Les droits d'accès sont donnés via l'identifiant de chaque membre

    • Nombreuses fonctionnalités supplémentaires (envois automatiques à l'ensemble des membres, choix individuels de réception des mails, assignation du traitement des mails en mode boite collaborative ...)

    • Support et administration par l'équipe IT réduits et simplifiés : 

      • • Les administrateurs de l'adresse génériques sont identifiés individuellement, on peut les identifier via la console d'administration.

        • Il n'y a plus de perte de responsabilité des adresses ou d'oublis de mot de passe. 

        • L'administration des droits d'accès n'est plus une responsabilité centrale mais est déléguée aux administrateurs (plus besoin d'utiliser le mode "délégation" des boites mails des anciens comptes de boul's).

Convention de nommage des adresses génériques

Voir la page des conventions de nommage. 

Alias

• En cas de besoin de communiquer l'adresse générique à l'extérieur de la communauté, il est possible de demander un ou plusieurs alias qui permette(nt) d'exposer un nom plus "externe". 

• L'alias permet de router les mail sur le groupe Google associé à l'adresse générique principale

• Ces alias peuvent être configurés sur des domaines différents de gadz.org (exemple arts-et-metiers.fr, @grand-gala.org, @skiozarts.fr)

Note : la liste des domaines disponibles n'est pas disponible pour le moment (panne de confluence ...) Publication ici prochainement.

• Pour les adresses génériques ayant un caractère régional, l'administrateur pourra imposer une identification locale à des fins d'équité vis à vis des autres régions (tabagn's, GT ...). La validation des alias d'effectue au cas par cas.

• Exemples d'alias :

  • • adresse principale : grandesuai@gadz.org, alias : zident.grandesuai@gadz.org, tresorier.grandesuai@gadz.org ...

• Limitation des alias :

  • • Etant donné que les alias routent les mails vers la même destination que l'adresse principale, il faut que le flux de message soit compatible avec les besoins de l'équipe qui utilise l'adresse générique. Les alias pour les petites équipes permettent de mutualiser le même groupe et de partager l'information au sein de tous les membres du groupes. 

    • Si des activités nécessitent une séparation du traitement des mails reçus, il est préférable de demander une adresse générique supplémentaire.

Voici la configuration par défaut d'une adresse générique / Groupe Google fourni par gadz.org.

L'administrateur de l'adresse générique / Groupe Google a tout loisir de modifier cette configuration (à l'exception de l'autorisation des membres extérieurs à l'organisation).

Le service des adresses génériques est actuellement en mode pilote. Pour tout demande (création, modification, suppression) concernant une adresse générique, utiliser la page contact.

Questions, remarques et suggestions : nous écrire via la page contact