Une adresse e-mail de prom's est une adresse au format tbkpromo@gadz.org. Exemples : cl183@gadz.org ou li172@gadz.org

Tout mail envoyé à une adresse de prom's est automatiquement redistribué à l'ensemble des membres de la prom's.

Les DDP sont, par défaut, gestionnaires de l'adresse de leur promo et à ce titre, décident et configurent le mode d'utilisation de l'adresse de prom's. Il peuvent déléguer ce rôle à un membre de la promo (ex:webmestre) sous réserve qu'il dispose d'un compte Google (gadz.org ou autre). Tout gestionnaire doit avoir un compte Google.

Les modes d'utilisation possibles sont :

• Communication n à n : tous les membres de la prom's peuvent écrire à l'adresse de prom's.

• Communication 1 (ou plus) à n : seuls les membres désignés peuvent écrire à l'adresse de prom's.

• Modération : il est possible d'activer la modération des messages envoyés à l'adresse de prom's. Dans ce cas, tout le monde peut écrire à l'adresse de prom's mais les gestionnaires de l'adresse de prom's reçoivent une notification par mail pour approuver chaque message envoyé avant que celui-ci ne soit distribué à l'ensemble des membres.

• Gestion d'accès : tu peux utiliser ton adresse de prom's pour partager des documents avec toute ta promo. Tu peux également l'utiliser pour donner accès au drive partagé de ta prom's si tu en as un.
  Note : pour cette utilisation, il est necessaire que les membres de la prom's aient un compte Google gadz.org. Si ce n'est pas le cas, il faut inscrire le cop's sur l'adresse de prom's avec une autre adresse Google - type gmail.com par exemple).

Gestion des membres : les gestionnaires gèrent la liste des membres de l'adresse de prom's (ajouts, suppressions, modifications, activation/désactivation de la modération ...). Les gestionnaires peuvent ajouter d'autres gestionnaires.

Avant 2024, le fonctionnement par défaut des adresses de prom's présentait des limitations (voir ci-dessous).

Pour pallier ces limitations, un nouveau mode de fonctionnement est en cours de mise en place, tout d'abord en mode pilote/test. Il sera activé pour toutes les promos en 2025.

Limitations d'usage du fonctionnement historique :

• Le système historique des adresses de prom's n'autorise que les l'inscription de membres avec des adresses gadz.org. 

  • • Il n'est pas possible d'inscrire une adresse qui ne soit pas une adresse gadz.org à une adresse de prom's. Pour qu'un membre de la prom's (qui n'utilise pas sa boite mail Gmail gadz.org) reçoive les mails envoyés à l'adresse de prom's, il doit nécessairement configurer une redirection valide sur son adresse gadz.org pour recevoir les messages de la prom's.

• Seuls les membres de la promo peuvent écrire à l'adresse de prom's.

• Pour écrire à la promo, il est nécessaire d'utiliser son compte Google gadz.org.

• L'administration de l'adresse de prom's est effectuée via http://emails.gadz.org.

Constat concernant le fonctionnement actuel  

• Les limitations ci-dessus sont dues essentiellement à des contraintes techniques de la plateforme emails.gadz.org mise en place dans les années 2010.

• La décision de changer le fonctionnement actuel pour palier à ces limitations a été actée en mars 2024.

• La solution retenue utilisera la plateforme Google Groups de notre environnement Google Workspace for Nonprofits. Cette solution est déjà disponible en version Beta (voir ci-dessous) pour les prom's en faisant la demande via la page contact (sélectionner le choix "Adresse de prom's" dans le type de demande du formulaire).

Objectifs

• Permettre d'ajouter tout type d'adresse mail aux liste de prom's.

• Permettre d'écrire aux listes de prom's depuis n'importe quelle adresse (gadz.org ou externe à gadz.org).

• Donner accès aux DDP / gestionnaires à tous les paramètres de configuration des adresses en toute autonomie (sous réserve d'avoir un compte Google)

Evolution principales

• Les adresses de prom's ne changent pas : le format reste tbkpromo@gadz.org.

• La gestion et la configuration du fonctionnement des adresses de prom's s'effectue via l'interface des Groupes Google (http://groups.google.com).

• Les DDP sont nommés gestionnaires du Groupe Google associé à l'adresse de prom's et peuvent nommer d'autres gestionnaires en fonction de l'évolution de l'organisation de la promo (passations de DDP, nomination d'un administrateur non DDP ...).

Améliorations

• Les gestionnaires de l'adresse de prom's peuvent :

  • • Ajouter toute adresse mail de leur choix (gadz.org ou non) à la liste des membres (conjoints par exemple).

    • Choisir qui peut envoyer des mails à l'adresse promo

      • • Communication DDP vers tous les membres.

        • Ou communication de tous les membres vers tous les membres.

    • Décider du type de modération à utiliser.

    • Configurer toute autre option de fonctionnement d'un Groupe Google (voir la doc Google).

Différences par rapport à l'ancien mode de fonctionnement

• Pour être gestionnaires de l'adresse de prom's, il faut posséder un compte Google (compte Google gadz.org ou tout autre type de compte Google perso : soce.fr, imelavi.fr, gmail.com ...). Eviter les comptes pro.

• L'adresse de l'expéditeur d'un message vers l'adresse de prom's depuis une adresse de redirection gadz.org n'est plus retranscrite en prenom.nom@gadz.org. C'est l'adresse réelle de l'expéditeur qui est visible.

La migration de toutes les adresses de prom's vers le nouveau mode de fonctionnement nécessite quelques developpements permettant d'assurer cette migration.

Cependant, il est possible dès à présent de demander à participer au programme du nouveau service des adresses de prom's :

• Les promos candidates aideront à tester le bon fonctionnement du nouveau système et à finaliser la documentation qui sera mise à disposition de toutes les promos.

• La demande doit s'effectuer via la page contact de ce site en sélectionnent le choix "Adresse de prom's" dans le type de demande du formulaire.

Le guide ci-dessous concerne le nouveau mode de fonctionnement des adresses de prom's.

L'administration d'une adresse de prom's s'effectue ici : http://groups.google.com.

Les paramètres ci-dessous sont ceux correspondant à une adresse de prom's par défaut. Ces paramètres peuvent être modifiés par les gestionnaires (DDP).

• Membres : la liste des membres par défaut est constituée par l'ensemble des adresses mail gadz.org des membres de la promo. Il est possible d'ajouter des membres.
  Note sur les Membres Externes :
  Si un membre est mentionné comme étant "Externe" dans la liste des membre, cela signifie :

  • • Que ce membre n'a pas de compte Google Gadz.org (bien qu'étant inscrit avec une adresse gadz.org)

    • Ou qu'il est inscrit avec une adresse externe (type orange.fr, gmail.com, imelavi.fr ...) 

• Propriétaires de l'adresse de prom's : Par défaut ce sont les DDP. Il est possible d'ajouter des gestionnaires.

• Qui peut publier : Par défaut, tous les Internautes peuvent écrire à l'adresse de prom's.

• Modération des messages envoyés : Par défaut : aucune.

• Archivage des conversations via l'interface web : Par défaut : Oui.

• Autoriser les membres extérieurs à l'organisation gadz.org  : Oui (non modifiable par les gestionnaires).

Recommandations pour fiabiliser la liste des membres d'une adresse de prom's

• Fiabiliser les membres de ta promo (optionnel) : en tant que DDP, tu es administrateur de ta Promo sur le site de la Soce et tu as donc la possibilité et les droits d'extraire le fichier de ta Promo depuis le site de la SOCE, pour recenser tes cop's de Promo. Si les informations extraites du site de la Soce sont à jour, tu n'as rien à faire dans cette étape. Dans le cas contraire, il te faudra faire les ajustements nécessaires ( ajout ou suppression ). Pour cela tu devras envoyer un mail à annuairemaj@arts-et-metiers.asso.fr qui te donnera la possibilité de faire ces corrections ( Nota : ne pas oublier les veufs ou veuves de ta Prom's qui peuvent souhaiter être associés à la vie de la Prom'S ). Tu auras alors une liste des membres de ta promo à jour sur le site de la Soce.

• Fiabiliser la liste des membres dans ton adresse de prom's (exemple cl175@gadz.org)
  Par défaut, les mails des membres de ton adresse de prom's sont au format prenom.nom@gadz.org. Tu peux obtenir cette liste depuis  http://groups.google.com dans la section "Vie Quotidienne > Membres"  (consultation en ligne ou exportation). Tu peux ainsi t'assurer de la cohérence des membres de ton adresse de prom's avec la liste des membres de ta prom's. Il est recommandé de mettre à jour (ajouts ou suppressions) ton adresse de prom's en utilisant les adresses mail gadz.org de tes cop's de promo.

• Fiabiliser les adresses mail des membres de ton adresse de prom's 

Pour finaliser les adresses mail des membres de ton adresse de prom's, tu as besoin de connaitre les redirections éventuelles que tes cop's de prom's ont déclarés via le portail https://emails.gadz.org/.

Pour obtenir ce tableau des redirections, merci de formuler ta demande via le formulaire de contact https://services.gadz.org/plus/contact en précisant ton tabagn's et ta promo. Tu recevras par mail un fichier d'extraction de la base des redirections pour ta Promo. Tu vas pouvoir mettre à jour la liste des mails des membres de ta Promo dans ton adresse de prom's en intégrant les cas suivants :

• 1. • Si ton cop's possède une adresse @gadz.org sans redirection définie et l'utilise ==> tu conserves son adresse @gadz.org dans la liste des membres

     • Si ton cop's possède une adresse @gadz.org avec redirection définie et l'utilise ==> tu conserves son adresse @gadz.org dans la liste des membres

     • Si ton cop's possède une adresse @gadz.org mais ne l'utilise pas et tu possèdes une adresse mail externe qu'il utilise  ==> supprime l'adresse gadz.org et ajoute son adresse mail externe à la liste des membres.

     • Si tu ne disposes pas de mail fiable de ton cop's de Promo (gadz.org ou externe) ==> il te faut prendre contact avec lui pour en récupérer une et l'ajouter à la liste des membres

Ton adresse de prom's désormais fiabilisée et tu peux l'utiliser pour communiquer avec tes cop's de Prom's.

Recommandations de changements des paramètres principaux d'une adresse de prom's

Comme tu peux le lire ci-dessus, par défaut une adresse de prom's est ouverte à tous les internautes pour permettre à tous les membres de la promo de pouvoir envoyer des messages. Si jamais la liste fait l'objet de messages non sollicités (SPAM, Phishing, cop's de prom's indiscipliné ...), voici les options à disposition des gestionnaires :

1. Activer la modération des messages : dans ce cas, les messages envoyés à l'adresse de prom's devront être validés par un des gestionnaires ou un des membres.

2. Restreindre la publication des messages aux membres uniquement : dans ce cas, seuls les membres de la liste de prom's pourra écrire à la liste.
   Attention, si des membres de la liste de prom's veulent publier des messages sur la liste depuis une adresse externe, alors leur adresse externe doit être ajoutée à la liste des membres

3. Exclure un membre : dans le cas extrême d'un cop's de prom's indiscipliné et récidiviste.

• L'administration d'une adresse de prom's s'effectue ici : http://groups.google.com. Se connecter avec un compte Google ( Google gadz.org ou autre - type gmail.com). Il est recommandé d'utiliser le navigateur d'un poste de travail plutôt que celui d'un appareil mobile.

• L'interface d'administration est assez simple à maitriser pour les fonctions de bases telles que l'ajout de membres ou la modération des messages. Voir ci-dessous pour le mode opératoire relatif à la modification des paramètres principaux.

• Pour les fonctions avancées, voir la documentation Google ou contacter les zidents via la page contact.

Les actions ci-dessous sont effectuées via l'interface http://groups.google.com

Note : Il est recommandé d'utiliser le navigateur d'un poste de travail plutôt que celui d'un appareil mobile pour effectuer ces opérations d'administration.

• Configurer la modération des messages :
  Paramètres du groupe > Règles de publication > Modération des messages : choisir le mode de modération souhaité.

• Restreindre la publication des messages aux membres uniquement :
  Paramètres du groupe > Général > Qui peut publier : choisir "Membres du groupe". Attention, dans ce cas, seules les adresses email des membres pourront envoyer des mails à l'adresse de prom's. Par exemple, un membre de la promo, utilisant son adresse de redirection (exemple orange.fr) pour écrire au groupe, ne pourra écrire au groupe que si son adresse orange.fr est configurée comme membre du groupe.

• Ajouter/modifier le préfix de l'objet des mails envoyés à l'adresse de groupe :
  Paramètres du groupe > Option d'email > Préfix de l'objet : saisir le préfixe souhaité. Exemple [Cl 223]

• Ajouter / supprimer un gestionnaire :
  Vie quotidienne > Membres : sélectionner le membre et modifier son rôle

• Pour ajouter un membre à l'adresse de prom's en spécifiant Prénom et Nom pour une meilleure lecture de la liste, utiliser la syntaxe ci-dessous lors de l'ajout du membre :
  "Duc de La Rochefoucault"<duc@laferme-liancourt.fr>
  Note : on ne peut pas modifier le nom ou le prénom une fois que la personne est inscrite. Il faut la retirer et l'ajouter de nouveau en utilisant la syntaxe ci-dessus.