Pack outils zidences

Gadz.org met à disposition des groupes / zidences (GT, GP, zidences, équipes ...) un ensemble d'outils disponibles sur l'environnement Google gadz.org (environnement Google Workspace for Nonprofits).

Les services décrits dans cette page sont actuellement en prototypage. 

Si tu souhaites bénéficier de ces services, il te suffit de contacter les zidents via la page contact de ce site.

Dans cette page, le nom d'équipe est utilisé pour référencer les groupes / zidences, GT, GP... 

Outil préconisé : Drive partagé (également appelé Team Drive / Drive d'équipe)

Les Drive partagés permettent de stocker des fichiers indépendement des comptes personnels des membres de l'équipe:

• Les problématiques de passation sont facilitées : les données appartiennent au drive partagé et non pas aux créateurs des fichiers

• Tous les membres du drive partagé peuvent accèder à tous les documents. Les droits d'accès peuvent être gérés individuellement

• Il est possible de partager des documents ou des dossiers spécifiques en dehors des membres du drive partagés

Note importante : L'utilisation d'un drive de compte personnel ou d'un compte générique pour partager des données est fortement déconseillée car cela pose des problèmes de fiabilité à moyen terme. A ce titre, il est recommendé de n'utiliser le partage à partir d'un drive de compte uniquement que pour des partages limités dans le temps et pour un nombre limité de personnes.

Voir la page drive partagés pour plus de détails

Outil préconisé : Adresse générique 

Une adresse générique est une adresse mail du type equipe.xxx@gadz.org. Cette adresse redirige les mails reçus vers l'ensemble des membres de l'équipe et permet une communication entre tous les membres de l'équipe. 

A noter que cette adresse générique peut également être utilisée par des personnes extérieures à l'équipe pour communiquer à l'ensemble de l'équipe (fonctionnalité désactivable par le gestionnaire de l'adresse générique).

Notion importante : une adresse générique est en fait un groupe constitué par les membres de l'adresse générique. Techniquement, il s'agit d'un Google Group.

De plus, cette adresse générique peut être utilisée comme "groupe de sécurité" pour définir les droits d'accès à d'autres ressources comme un drive partagé ou un google site. On évite alors une double ou triple administration des membres ayant accès aux ressources considérées.

Remarque : les comptes Google génériques necessitant un identifiant et un un mot de passe, bien que déployés habituellement dans le passé, ne sont plus disponible à la création et sont réservés à des cas très spécifiques. Ils sont remplacés par la combinaison Drive partagé + adresses génériques.

Voir la page des adresses génériques.

Outil préconisé : adresse générique

Les adresses génériques peuvent être utilisées pour des fonctions individuelles (typiquement zident.xxx@gadz.org). Dans ce cas le nombre de membres de cette adresse est limité (1 seule personne ou plus). Cela permet de rediriger les mails vers la/les personnes en charge du mandat en cours. En cas de changement de mandataire, il suffit que l'ancien mandataire change l'administrateur de l'adresse pour passer la main.

Remarque : les comptes Google génériques necessitant un identifiant et un un mot de passe, bien que déployés habituellement dans le passé, ne sont plus disponible à la création et sont réservés à des cas très spécifiques. Ils sont remplacés par la combinaison Drive partagé + adresses génériques.

Voir la page des adresses génériques.

Outil préconisé : Google Agenda créé dans un compte perso

Il n'y a pas de notion d'Agenda partagé de groupe en tant que tel qui puisse être comparé aux drive partagés. Par contre, le partage d'une agenda à partir d'un compte personnel est possible et ce partage permet une délégation complète de l'agenda avec les autres membres. Donc même si la personne qui a créé l'agenda quitte le groupe, la gestion de l'agenda peut être effectuée par les remplaçants.

La page de description des agendas partagés est en cours de construction.

Outil préconisé : Google Sites

La solution Google Sites est parfaite pour la création rapide et efficace d'un site de groupe. Les fonctionalités proposées par Google Sites conviennent largement pour des équipes telles que GT, GP, Promos .... avec une gestion du contenu est très aisée. Ces sites permettent par exemple de publier :

• Des nouvelles et des annonces,

• Des pages manips pour informer les membres du groupe et leur permettre de s'inscrire

• L'agenda du groupe ...

La page de description des Google Sites est en cours de construction.

Outil préconisé : Drive partagé (également appelé Team Drive / Drive d'équipe)

Le service Google Photos (avec sa gestion des albums) n'est disponible que pour les comptes Google personnels. En conséquence, la seule solution pour partager des photos est de les stocker dans le drive partagé du groupe/équipe et de donner accès au dossier ou sont stocké les photos. Il est également possible de publier ces photos via le Google Site.

La page de description des Google Sites est en cours de construction.

Outils préconisé : Adresse générique 

Les adresses génériques sont en général utilisées pour recevoir des messages avec un distribution vers un groupe mais elle peuvent également être utilisées pour envoyer des messages avec un expéditeur générique. Si de besoin, il est possible de créer un alias associé à l'adresse générique pour communiquer avec l'extérieur de manière "officielle". Exemple : zident.gt32@gadz.org peut avoir un alias nommé president.alpesdauphinoises@gadzarts.org pour communiquer avec l'extérieur.

Voir la page des adresses génériques.