Les drives partagés

Note : cette page est en cours d'élaboration.

En complément des informations de cette page, tu peux consulter la documentation de Google des drives partagés.

Guide pratique des drives partagés

Cette page a pour objectif de résumer les pratiques à suivre concernant l'utilisation des drives partagés au sein des services Google Workspace de gadz.org.

En complément, le document de description du service sera également disponible ici (en cours de construction)

Introduction

Le monde change ... ha bon ? :) 

Le partage des informations au sein de notre communauté reste essentiel pour faciliter nos activités mais également préserver la mémoire de notre patrimoine. Dans cette optique, le système de drives partagés disponibles sur Google Workspace gadz.org est un élément essentiel

Le service des drives partagés de gadz.org doit évoluer car :

Chantier en cours

L'équipe de bénévoles de Google Workspace gadz.org a engagé la refonte du service des drives partagés pour passer d'un mode "open bar" à une offre plus raisonnable, gérée, mais forcement plus contrainte.

L'avancement de ce projet sera communiqué au fil de l'eau sur ce site, cette page décrivant l'état actuel du service des drives partagés.

Situation actuelle : Depuis le 15 novembre 2021, les demandes de création de drive partagés sont évaluées et traitées au cas par cas et en fonction de l'avancement de l'établissement de la futur offre. En l'occurence, le service est actuellement en mode "prototype" sur les drives partagés à l'attention des promos, GT, GP et Tabagn's. A noter que ce service s'appuiera (entre-autre) sur des CGU récemment remises à jour.

Date de mise à jour de cette page : 18/09/2022

Pour toute demande ou question : voir la page contact.

Utilisation des drives partagés

 Note : Le service des drive partagés n'est pas encore industrialisé et les créations se font actuellement manuellement après étude de chaque demande effectuée via la page contact.


Principe d'attribution des drives partagés:

Afin de perenniser et de controler les drives partagés, l'objectif est de proposer l'utilisation de drives partagés pour les usages ci-dessous :


Rappels techniques importants

Les données stockées dans un drive partagé sont accessible suivant deux modes :


Note importante : il est conseillé d'utiliser les groupes de Google Groups pour donner accès à un grand nombre d'utilisateur à un drive partagé ou à un dossier (exemple : une promo). Ce groupe peut ainsi être utilisé pour donner accès à différentes ressources sans avoir à réinscrire l'ensemble des utilisateurs individuellement. Seul le groupe est utilisé pour activer un ou plusieurs droit d'accès. Utilisation indispensable pour inscrire ou désinscrire une promo d'un drive partagé de Tabagn's par exemple.



En conséquence, les principes de fonctionnement des drives partagés sont les suivants :


Administrateurs


Membres du drive

Les membres du drives ont tous la possibilité de partager du contenu. Ils sont donc responsables des données qu'ils partagent, par exemple :


Note concernant les données confidentielles ne pouvant pas être partagées avec l'ensemble des membres du drive partagés : sauf contre-exemples à identifier, ces données ne sont pas de nature à être conservées sur le long terme et leur volume est certainement très limité. Ces données doivent faire l'objet d'un stockage sur un Google drive personnel avec partage nominatif assuré par le propriétaire des données. 


Travail en cours. Suggestion, questions : voir la page contact

Règles à respecter pour l'usage des drives partagés

Types de données 

Les données stockées sur le drive partagé sont la propriété de la Soce. Il ne faut pas stocker de données personnelles, professionnelles ou de caractère litigieux. Les drives partagés doivent être utilisés uniquement pour les activités de notre communauté.

Espace de stockage

Bien que Google ne limite pas encore la capacité de stockage des drives partagés, la consommation illimitée d'espace de stockage n'est plus d'usage. Il faut donc veiller à limiter la quantité de données stockées dans les drives partagés, éviter les doublons et supprimer régulièrement les contenus devenus inutiles.

Nommage des drives partagés

Les drives partagés sont soumis à un nommage strict indispensable pour la bonne administration centrale (en attendant que Google fournisse des outils adéquats pour leur bonne gestion).
En conséquence, il ne faut pas renommer les drives partagés. Ce nommage est défini par l'administrateur Google Workspace gadz.org et ne doit pas être modifié.

Voici la convention de nommage définie au 15 septembre 2022 (susceptible d'évoluer) :

Promos :    Promo [TBK] [AAA]
GP et GT :  GP [XX] [Dénomination] ou GT [XX] [Dénomination]
Tabagn's :  TBK [TBK] Activités et TBK [TBK] Admin
Soce :         Soce [Dénomination activité]

Avec :

Exemples :