Qu'est-ce qu'un drive partagé ?

Un drive partagé est un espace de stockage Google Drive ayant pour objectif d'être partagé par plusieurs utilisateurs.

Par conception, ces drives partagés n'ont pas de propriétaire nomminatif. Le propriétaire et responsable des drives partagés est la Soce (*) à qui Google fournit le service Google Workspace for Non Profits. A ce titre, les drives partagés ne doivent être utilisés que pour les activités de notre communauté.

(*) Contrairement aux données qui sont stockées dans les drives personnels qui sont la propriété des utilisateurs et sous leur propre responsabilité.

Le monde change ... ha bon ? :) 

• En 2022, Google a changé sa politique de tarification sur l'illimité pour les associations

• Fin 2021, notre communauté avait amassé pas moins de 1.2 Peta octets (j'entends encore un représentant de Google me dire "ah ouais ... quand même !")

• La sobriété numérique commence à faire son chemin dans les esprits

Le partage des informations au sein de notre communauté reste essentiel pour faciliter nos activités mais également préserver la mémoire de notre patrimoine. Dans cette optique, le système de drives partagés disponibles sur Google Workspace gadz.org est un élément essentiel. 

Le service des drives partagés de gadz.org doit évoluer car :

• Etant resté ouvert en libre service jusqu'au 15 novembre 2021, les drives partagés ont accumulé plus de 50 Tera octets de données totalement ingérables. 

• Google n'a mis aucun outil de gestion des drives partagés à disposition pour le moment

Chantier en cours

L'équipe de bénévoles de Google Workspace gadz.org a engagé la refonte du service des drives partagés pour passer d'un mode "open bar" à une offre plus raisonnable, gérée, mais forcement plus contrainte.

L'avancement de ce projet sera communiqué au fil de l'eau sur ce site, cette page décrivant l'état actuel du service des drives partagés.

Situation actuelle : Depuis le 15 novembre 2021, les demandes de création de drive partagés sont évaluées et traitées au cas par cas et en fonction de l'avancement de l'établissement de la futur offre. En l'occurence, le service est actuellement en mode "prototype" sur les drives partagés à l'attention des promos, GT, GP et Tabagn's. A noter que ce service s'appuiera (entre-autre) sur des CGU récemment remises à jour.

Pour toute demande ou question : voir la page contact.

 Note : Le service des drive partagés n'est pas encore industrialisé et les créations se font actuellement manuellement après étude de chaque demande effectuée via la page contact.

Principe d'attribution des drives partagés:

Afin de perenniser et de controler les drives partagés, l'objectif est de proposer l'utilisation de drives partagés pour les usages ci-dessous :

• Promos : 

  • Un drive partagé unique par promo

  • Demandeurs : DDP

• GT et les GP : 

  • Un drive partagé unique par GT/GP

  • Demandeurs : Zident de GT/GP

• Tabagn's : Deux drives partagés par Tabagn's

  • Un drive partagé pour les activités (accès large)

  • Un drive partagé pour l'administration de la vie à l'Ecole par les PG (accès restreint)

  • Demandeurs : MT, ME, Zident Asso. 

  • Note : les zidents d'activité / boquettes doivent s'adresser à leur zident de TBK pour obtenir un espace de stockage au sein du drive partagé d'activités de leur Tabagn's

• Soce : 

  • Un drive partagé par fonction administrative de la Soce

  • Demandeurs : DG, DAF

Rappels techniques importants

Les données stockées dans un drive partagé sont accessible suivant deux modes :

1. Mode membre (accès à l'ensemble du drive) : 

   • Tous les membres d'un drive partagé peuvent accèder à l'ensemble du contenu du drive partagé en fonction de leurs droits (Administrateur, Gestionnaire de contenu, Contributeur, Commentateur ou Lecteur). Voir ici pour les détails des droits d'accès.

   • Les membres des drives partagés voient le drive partagé dans la section "Drive partagés" de leur espace drive.google.com 

2. Mode partage (accès partiel au drive) : 

   • Des utilisateurs ou des groupes (Google Groups) non membre du drive partagé peuvent accéder à une sous partie du drive partagé si un fichier ou un dossier est partagé par l'un des membres du drive partagé.

   • Ces utilisateurs voient alors le contenu partagé dans la section "Partagé avec moi" de leur espace drive.google.com

Note importante : il est conseillé d'utiliser les groupes de Google Groups pour donner accès à un grand nombre d'utilisateur à un drive partagé ou à un dossier (exemple : une promo). Ce groupe peut ainsi être utilisé pour donner accès à différentes ressources sans avoir à réinscrire l'ensemble des utilisateurs individuellement. Seul le groupe est utilisé pour activer un ou plusieurs droit d'accès. Utilisation très utile pour inscrire ou désinscrire une promo d'un drive partagé de Tabagn's par exemple.

En conséquence, les principes de fonctionnement des drives partagés sont les suivants :

Administrateurs

• Après demande, un drive partagé est attribué initialement à un nombre limité d'administrateur (Major d'Estime, Major de Trad's, zident info, DDP, zident de groupe GT/GP)

• Ces administrateurs sont en charge de gérer les autres administrateurs du drive (notamment lors des passations de pouvoir)

• L'ensemble des administrateurs nommés sont alors responsables :

  • De gérer les membres non administrateurs du drive (mode membre)

    • Zidents d'activités

    • Autres personnes susceptibles d'accéder à l'ensemble des données du drive

  • De définir les règles et responsabilités pour chaque dossier du drive

Membres du drive

Les membres du drives ont tous la possibilité de partager du contenu. Ils sont donc responsables des données qu'ils partagent, par exemple :

• • • Avec les membres de la promo (pour un drive promo)

    • Avec l'ensemble ou une partie de PG du Tabagn's (pour un drive de tabagn's)

    • Autres personnes (type accès anonyme en mode lecture seule)

Note concernant les données confidentielles ne pouvant pas être partagées avec l'ensemble des membres du drive partagés : sauf contre-exemples à identifier, ces données ne sont pas de nature à être conservées sur le long terme et leur volume est certainement très limité. Ces données doivent faire l'objet d'un stockage sur un Google drive personnel avec partage nominatif assuré par le propriétaire des données. 

Travail en cours. Suggestion, questions : voir la page contact

Types de données 

Les données stockées sur le drive partagé sont la propriété de la Soce. Il ne faut pas stocker de données personnelles, professionnelles ou de caractère litigieux. Les drives partagés doivent être utilisés uniquement pour les activités de notre communauté.

Espace de stockage

Bien que Google ne limite pas encore la capacité de stockage des drives partagés, la consommation illimitée d'espace de stockage n'est plus d'usage. Il faut donc veiller à limiter la quantité de données stockées dans les drives partagés, éviter les doublons et supprimer régulièrement les contenus devenus inutiles.

Nommage des drives partagés

Les drives partagés sont soumis à un nommage strict indispensable pour la bonne administration centrale (en attendant que Google fournisse des outils adéquats pour leur bonne gestion).
En conséquence, il ne faut pas renommer les drives partagés. Ce nommage est défini par l'administrateur Google Workspace gadz.org et ne doit pas être modifié.

Voici la convention de nommage définie au 15 septembre 2022 (susceptible d'évoluer) :

Promos :    Promo [TBK] [AAA]
GP et GT :  GP [XX] [Dénomination] ou GT [XX] [Dénomination]
Tabagn's :  TBK [TBK] Activités et TBK [TBK] Admin
Soce :         Soce [Dénomination activité]

Avec :

• • • TBK : Ai, An, Bo, Pa, Ch, Cl, Me, Ka, Li

    • AAA : 175, 163, 183 …

• • • XX : numéro de groupe Soce

Exemples : 

• Promo Cl 183, Promo Cl175, Promo Aix 163, Promo Li 172 ...

• GP 01 Aéro, GT 32 Alpes dauphinoises ...

• TBK Cl Activités, TBK Cl Admin, TBK Aix Actitivités ...

• Soce Admin et finances, Soce Relation sociétaires, Soce Gestion des bénévoles ...