Définitions préliminaires :

• Un compte générique est un compte Google gadz.org qui n'est pas associé à une personne identifiée. L'accès à ce compte nécessite un mot de passe et fait l'objet d'une licence Giigke,

• Une adresse générique est une adresse mail associée à un Google Groupe. L'accès à cette adresse générique s'effectue via l'authentification sur un compte Google. Une adresse générique ne fait pas l'objet d'une licence Google.
  Pour la description détaillée du service des adresses génériques, voir cette page.

Pour des raisons de sécurité, la création de comptes génériques (anciennement "comptes de boul's") n'est plus autorisée depuis 2021.

• • • En effet, l'accès partagé à un compte Google n'est pas adapté à une utilisation en mode collaboratif. En particulier, le partage d'un mot de passe entre plusieurs personnes n'est plus une pratique acceptable depuis plusieurs années.

    • Les comptes génériques ayant été mis en place dans le passé sont voués à disparaitre à terme.

    • La solution alternative d'adresse générique  "Google Groupe + Drive Partagé + Agenda partagé" remplace avantageusement les comptes génériques de boul's grâce à des fonctionnalités supplementaires qui fournissent une autonomie complète des gestions des droits d'accès à ces ressources (très utile lors des passations de zidence) et un meilleur support administratif par l'équipe support de gadz.org.

Le mode de fonctionnement "Google Groups" pour les adresses génériques apporte de nombreux avantages par rapport à l'utilisation d'un compte Google générique :

• • • Meilleure sécurité

    • Pas de licence utilisateur requise (notre abonnement Google Workspace non profit possède un nombre limité de licences utilisateur)

    • Pas d'administration / partage de mot de passe pour accèder à l'adresse générique. Les droits d'accès sont donnés via l'identifiant de chaque membre

    • Nombreuses fonctionnalités supplémentaires (envois automatiques à l'ensemble des membres, choix individuels de réception des mails, assignation du traitement des mails en mode boite collaborative ...)

    • Support et administration par l'équipe IT réduits et simplifiés : 

      • • Les administrateurs de l'adresse génériques sont identifiés individuellement

        • Il n'y a plus de perte de responsabilité des adresses ou d'oublis de mot de passe. 

        • L'administration des droits d'accès n'est plus une responsabilité centrale mais est déléguée aux administrateurs (plus besoin d'utiliser le mode "délégation" des boites mails des anciens comptes génériques).